職場で良い人間関係を築くには？ 聞き方や伝え方のコツ

職場で毎日顔を合わせる同僚や上司とのやりとりがうまくいかないと、仕事がしづらくなり、精神的にも疲れてしまうものです。
一方で、コミュニケーションがスムーズだとチーム全体の雰囲気も良くなり、仕事がもっと楽しくなるはずです。
そこで今回は、職場で良い人間関係を築くためのコミュニケーションについて解説します。

職場で良い人間関係を築くための基本とは？

職場で良い人間関係を築くためには、基本的な聞き方や伝え方に工夫を加えると一層効果的です。
相手との信頼関係を育むには、「自分の考えとは別に、相手の考え方もある。それは大きくも小さくも違うもの」（相対化）のように、「違い」を前提に接することがポイントになります。

人間関係を築くためのマインドセット

良い人間関係を築くためには、まず自分自身の考え方は1つの視点に過ぎないことを踏まえる必要があります。
また人間関係は、相手との信頼や共感をもとに成り立つものですが、その土台となるのが「自分の態度」です。
例えば、「相手の考えに関心を持つ」「自分が話す以上に相手の話に耳を傾ける」という基本的な姿勢が大切になります。
「人は十人十色、人それぞれ」など「違って当たり前」というスタンスのもと、自分と相手は同じではない、「違う」ことに興味を持ってみることで、無理のない関係づくりをしやすくなるかもしれません。

相手の立場に立つ「共感」の力

「共感」は、良い人間関係を築くための大切な要素です。
共感とは相手の気持ちや考えを理解し、それに寄り添うことですが、ややもすると単に同意・同調・同感で終わってしまうかもしれません。
そのため、少し工夫することで積極的な変化を作ることが可能です。
ただ耳で聞くだけではなく、「違い」を前提に、言葉に隠れた感情や意図など、相手の感じ方や考え方を始めとした「相手の世界観」を体験するつもりで聴くことを意識します。
この際の聴き方は、じっと聴かずに「うん」「ええ」「はい」などを中心に、「うなずきやあいづち」を入れながら聴くと、相手も安心して話せるようになります。

信頼関係を育むためには「小さなことをしっかりとできること」から

お互いを理解し、少しずつ信頼を育むためには「小さくて大切」な行為が不可欠です。
それは、まず普段からの挨拶やお礼。「おはようございます」「こんにちは」「おつかれさまです」「ありがとうございます」など、「相手の目を見て、相手に聞こえるように」きちんと行う「あたりまえ」の小さくて大切なことが自然にできていることが、実は重要です。
ところが「何となくとりあえずやっている」になってしまってないでしょうか？
普段からのしっかりとした挨拶やお礼が、職場の人間関係やコミュニケーションの「下地」となり、軽い雑談をはじめとして必要な業務上のやり取りにも活かされやすくなります。

「話し手 ＜ 聴き手」で信頼を得るための基本スキル

職場で信頼を得るには、話し方以上に聞き方の工夫をおすすめします。

ただ自分が言いたいことを伝える（話し手）だけではなく、自分も「聴き手」として相手側の受け取り感などをたずねて、相手の意見や感想を「聴かせていただく」コミュニケーションを積み上げていくと、信頼関係が自然と育まれやすくなります。

すぐに使ってほしい「傾聴」のやり方

「傾聴」は、話し上手でなくても信頼を得られる聴き上手の方法です。
傾聴とは、ただ黙って相手の話を聞くだけではなく、相手の話すペースや気持ちに心を向けて聞くことを指します。
傾聴のポイントは、相手の話へのリアクションです。
例えば、「聴くことに重心」をおいて、相手の話すテンポに焦点をあてながら「はい」「ええ」「うん」などを中心に、うなずきやあいづちを入れながら聴きます。
ただ、相手の話の内容に聞き入ってしまいリアクションが無くならないように注意が必要です。すると、相手は「聞いてもらえている」と感じやすくなります。

感情をキャッチする聴き方の効果

次の傾聴のポイントとしては、相手が話す「うれしい」「むかつく」「悲しい」「楽しい」など、喜怒哀楽をはじめとした感情や欲求が表現された言葉などをキャッチすること。
「感情をキャッチする」聴き方とは、例えば、相手が「難しい」と発言したら、すかさず自分も「難しい」と繰り返すことです。
こうすることで、相手の「気持ちの伴走者」として、相手の心に響く関わりが可能になります。

傾聴の実践のためには「自分への傾聴」から

聴き上手としての「傾聴」には、普段からのちょっとしたトレーニングが大切です。

そのトレーニングとは「自分への傾聴」です。職場に限らず、わたしたち「大人」は感情的にならないように生活しているのではないでしょうか。「落ち着かなきゃ・・・」「平常心が大切だ」「冷静に、冷静に・・・」など。
結果的に、自分の感情に鈍感になってしまい、相手の感情が表現されている言葉に触れることが難しくなってしまう傾向があります。

上記の例はいずれも、感情の言葉は表現されてないものの、本当は落ち着いていないし、平常心でもないし、冷静でないということ。
つまり、実際は感情的な状態であるということです。
だからこそ、例えばご自分が「落ち着かなきゃ」と思ったら、その「背後」にどのよう感情があるのかを「立ち止まってみる」こと。
これが「自分への傾聴」というトレーニングとなります。後でも構わないので、試しにやってみてはいかがでしょうか。

職場での伝え方のポイント

職場で、お互い円滑なやり取りを進めていくうえで「伝え方」も大切。
相手にしっかりと内容が伝わり、かつ誤解を生まないようにするためにも、ちょっとした工夫があると効果的です。

明確で簡潔な伝え方

職場では、お互いに時間が限られている中で効率的な情報共有が求められます。
そのためには、話す内容を「明確で簡潔」にまとめるスキルが大切。
基本的なことですが、自分が伝えたいポイントの「要約・整理」を習慣づけておくことで、急な場合などに大変役立ちます。
つまり、何かを報告する時には「結論→理由→具体例」の順番で話すと関心をもって受け取られやすく、相手が理解しやすい伝え方として有効です。

「ありがとう＋ポジティブなフィードバック」のすすめ

職場での建設的な関係の構築には、ポジティブなフィードバックも大切です。
ただ褒めるだけではなく、相手に自分の価値を感じてもらえるような伝え方を意識すると良いでしょう。

例えば、同僚が資料作りを手伝ってくれた際には「ありがとうございます」だけではなく、「この資料のおかげで会議がスムーズに進みました」と具体的な結果を添えると、相手は「自分がどのように役立ったのか」を感じる機会が得られます。
このような、「ちょっとしたポジティブなフィードバック」が、職場の相互協力の関係を促す一因にもなるため「ありがとうプラス」をおすすめします。

苦情やネガティブな内容を伝える際の注意点

誰かに苦情やネガティブな内容を伝えるのは気が重いものです。
だからこそ、相手がプレッシャーを感じたり、誤解をしてしまうことがないようになど、お互いの関係に支障をきたさずに「ネガティブな内容」を伝えるためには、ひと工夫あると便利です。

例えば、先輩が後輩に対する業務確認の場合として「君のそのやり方で納期に間に合いますか？」と直接的に伝えてしまうのではなく、
「①ちょっと聴いてくれるかな。②今、頼んだ件で心配していることがあって。③納期に間に合うだろうかと気になってるんだ」と自分の“気持ち”を、まず話します。
次に、部下に「君自身の考えや思うところを、聴かせてください」というように、部下の“考え方や思い”を「聴かせていただく」、その上で「④どう、やっていくのか」について話し合いに繋げる手順をとります。

このように①許可取り②気持の開示「私はこう感じている」③要件④共有、という手順をとると、攻撃的な印象や批判的な感じをやわらげやすく、ポジティブな話し合いにも進めことも可能です。

職場の対人トラブルを回避する方法

職場では、日常の些細なやり取りから大きなトラブルに発展することもあるでしょう。
しかし、少し工夫をするだけで多くのトラブルを未然に防げたり、起きた対立をうまく収めたりできます。

問題を未然に防ぐ「観察力」の活用

職場の人間関係のトラブルの多くは、相手の状況や気持ちの見落としで生まれる場合が少なくありません。
そうした問題を防ぐためには、周りの様子をよく観察することも大切。

例えば、普段明るい同僚が急に元気がなくなったり、返事がそっけなくなったりしている場合、何か悩みを抱えている可能性があります。
そのタイミングで一言「わたしが何か協力できることがありませんか？」と声をかけるだけで、相手の孤立感の回避や大きな問題になる前に防げるかもしれません。

対立を解消するためのコミュニケーション

万が一、対立が生じてしまった場合は、放置せずに早めの取り組みが重要です。
そのためには、冷静で建設的なコミュニケーションが必要になります。
こんな時こそ、まずは傾聴が重要です。相手の意見をしっかり聴くことから始めましょう。
相手の意見に同意できない場合でも、最初に「そういう考え方もありますね」と受け止める姿勢が大切です。

感情的にならない話し合いの仕方

職場でのトラブルが感情的なやりとりに発展してしまうと、解決が難しくなる可能性が高いので、「違い」を大切に話し合いましょう。

お互い「違う」ことを前提に、相手の感情は相手のものとして認め「関わり・共有する」ことを意識して傾聴します。
そのうえで、ご自身の思いや考えを伝えていくようにします。

こうすることで、お互いの思いや考えをそれぞれ共有しやすく、落ち着きも生じやすいため、「どう改善すれば良いのか」と建設的なコミュニケーションへと転換することも可能になります。

コミュニケーションを円滑にして働きやすい職場にしよう

職場で良い人間関係を築くことは、仕事を円滑に進めるだけでなく、自分自身の働きやすさやモチベーションにも直結します。

また、職場での信頼を得るには、良好なコミュニケーションをとれること、とくに聞き方や伝え方は重要な要素です。
そのためにも、相手の気持ちも自分の気持ちも大切にしたコミュニケーションの取り方がポイントと言えるかもしれません。
まずは、傾聴の実践から始めてみませんか！